Hola.

AGILE, SCRUM y casi todas las metodologías (o guías de trabajo, o como esté de moda llamarlas hoy) suelen intentar ser predictivas de una forma bastante coherente.

Aclaración: las próximas líneas intentarán definir lo que los grandes expertos han analizado hasta los huesos durante los últimos años. Yo lo haré en 4 líneas y de la forma en la que se lo explico al Valentino.

Estimando o Adivinado que son gerundios

La forma de poder ser predictivos en relación al trabajo a realizar se basa en la experiencia sobre trabajos realizados! Así de simple! Si por ejemplo, te dedicas a la pastelería y tardas unos 30 minutos en hacer 6 muffins (denominación hispter para una magdalena), es probable que tardes 60 minutos para hacer 12, 90 minutos para hacer 18, y así sucesivamente.

Cuando tienes un poco de experiencia en el mundo de la pastelería, seguramente agregarás unos 15 minutos entre tanda y tanda para tareas triviales como la preparacion de los materiales. Luego también agregas unos 60 minutos al día para poder preparar los materiales, limpiar la cocina, etc. Al final todo suele reducirse a una fórmula muy simple para estimar el trabajo.

Cuidado! en este punto suele aparecer un iluminado que piensa que si una persona hace 6 muffins en 30 minutos, pues 2 personas harán 6 muffins en 15 minutos! Aquí toca armarse de paciencia, explicarle al iluminado que SOLO HAY 1 HORNO, que el tiempo de horneado ES FIJO y que por poner más manos no se hará el trabajo más rápido. Pero si es cierto, que estás dos personas pueden comenzar a trabajar en forma paralela y tal vez puedan rebajar los 15 minutos de espera entre tanda y tanda. Si además compramos un 2do horno y ponemos a una persona más a ayudar, ya tenemos un equipo “complejo” que nos puede dar sorpresas (de las buenas) cuando comiencen a trabajar.

Luego de un tiempo trabajando juntas, ES EL EQUIPO EL QUE MEJOR PUEDE ESTIMAR UNA TAREA. Aquí nos pasamos un poco al mundo AGILE, donde las estimaciones las hacemos en base a la experiencia y al equipo. Como además incorporamos el concepto de iteraciones o sprints, es más fácil poder adivinar o estimar cuantos muffins podremos hacer en una semana.

Estoy completamente seguro que en este escenario de trabajo con 3 personas y 2 hornos, luego de un par de meses, si alguno dice “hoy haremos 176 muffins”, es el resultado final que harán. Los Sprint Burndowncharts serán de libro !!!

Equipos elásticos

Sin embargo, ¿qué podemos hacer cuando trabajamos con equipos elásticos? Con equipos donde hay un flujo constante de personas entrando y saliendo del equipo. La cosa se complica bastante si queremos ser predictivos.

Supongamos que traemos al mejor pastelero del mercado junto a un par de personas más y un par de hornos más. Basados en los resultados de semanas anteriores podremos estimar la capacidad de creación de muffins de nuestra pastelería. Sin embargo, en el camino nos damos cuenta de que el pastelero major utiliza una harina especial que no poseemos; hay que comprarla. Luego tenemos que tener en cuenta que uno de los hornos es “especial” hay que tratarlo con cariño, porque sino hace unas subidas de temperatura un poco extrañas … casuísticas como éstas pueden hacer que se nos vaya las estimación inicial para la semana al garete.

Eso sí, luego de 2 semanas cocinando muffins, seguro que la pastelería ya se atreve a dar un número de muffins por semana con los que podrían comprometerse. Sin embargo, si una semana salen personas del equipo, entran nuevas y tienen una rotación alta, lo tienen complicado al respecto.

Aclaración: estoy simplificando bastante al pensar en una pastelería que solo haga muffins. Si además de muffins, esta pastelería tuviese que encargase de pedidos con productos que no conoce … pues ya te imaginas.

Retomando, ¿qué puede hacer la pastelería para ser coherente con su capacidad en este escenario?

Una recomendación es dejar de pensar en la pastelería como “un todo”, y crear equipos pequeños, casi autónomos. Cada equipo será responsable de definir su capacidad. Ojo! no estoy hablando de crear equipos Rangers de 1 persona, sino más bien equilibrar las personas de manera tal que sea posible tener un objetivo predecible.

Otra recomendación, es olvidarse de la duración de los sprints, dejar de trabajar orientados a sprints fijos y trabajar orientado a objetivos. ¿Para qué necesito saber cuantos muffins puedo entregar cada semana, si lo que me han pedido es tener 200 muffins para el jueves? Frente a este escenario, toda la pastelería debe tomar una decisión: SI y se afronta el desafío; o NO y se pasa página.

Y por último, intenta crear un escenario de colaboración que no dependa de las personas. Volvemos al escenario del horno que debe recibir un tratado especial. Si cada 15 días cuando hay cambio de personas en la pastelería, los “nuevos” pierden tiempo hasta que se dan cuenta de cómo funciona el horno; pues esto es tiempo de producción que ha perdido (menos muffins son menos €uros). Imagina que cada persona que aprende una lección de este tipo, la comparte en una pizarra con PostIts, o que deja un super PostIt al lado del horno con el detalle de su funcionamiento. Pues esta colaboración seguro que ahorra muchos dolores de cabeza a las nuevas generaciones de pasteleros.

Aclaración: lo de super post-it no es por el tamaño … solo piensa que que pasa si pegas un PostIt a un elemento que se calienta y se calienta y se calienta y se calienta y ….

Seguro que hay muchas otras consideraciones y consejos que tener en cuenta; yo desde mi pasteleria me he apuntado estos 3 durante estos últimos 6 meses. A ver si me animo a bajar a papel algunos relacionados con trabajos remotos, imaginad que una pastelería en un sitio se prepara la masa, en otro se hornea y en un 3ro se decora y se prepara para la venta … fácil no es Winking smile