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Hola!
Hoy intentaré aportar mi experiencia sobre la mejora que supone no usar emails en el trabajo. Los expertos en comunicación tendrán mucho más que aportar al tema, y los sociólogos seguro que abordarán el tema hablando de la generación Y y sobre como la misma funciona de una forma diferente..
En mi caso es más simple: “no me gusta leer emails”. No me malinterpreten, el correo electrónico es una excelente herramienta. Sin embargo, en los últimos años se ha pervertido y de que manera. Podría sacar los apuntes del OneNote y poner más de 20 puntos, lo limitaré a 3.
- Muchas personas escriben emails con muchísimo contenido dentro. Si la persona o personas a las que va dirigido este email, tienen 100 emails o más por día, lo más probable es que pasen del mismo. Esta información “se pierde” y en empresas que gestionan información, esto es lo peor que puede pasar.
- El timíng también es esencial, recuerda los email son solo de salida. Muchas veces un email contiene dentro un nivel de importancia demasiado alto para un canal asíncrono.
- Finalmente, enviar un correo suele significar un “hasta aquí he llegado yo”. Me explico, cuando una persona tiene una responsabilidad y debe compartir la misma con alguien más, un comportamiento habitual suele ser enviar un email. Esto de por sí no está mal, lo que si está mal es que en ocasiones al momento de ajustar trabajo tenemos respuestas del tipo “envié un correo a Juan y el no ha respondido”. Todo esto dicho con el convencimiento de que la acción de enviar un correo era suficiente.
En los ejemplos anteriores el principal problema suele ser la sensación de desapego que nos otorga el email. Los que conocen de futbol, conocerán el término “le pasó la pelota”. Esto en el trabajo de equipo es muy contraproducente, lo que casi siempre queremos impulsar en un equipo es la colaboración. Frente a un problema específico, un grupo de mentes llega a una mejor solución que una única cabeza.
Además existen comportamientos asociados a los correos electrónicos que suelen ser bastante nocivos para un equipo.
- El complejo de “Zero Inbox”, que obliga a las personas a leer TODO lo que tienen en su INBOX. Conozco a gente que ha llegado a estar obsesionada con este tema.
- Otro que es buenísimo es las personas que viven con la paranoia de “¿porqué no me responden?”. Un clásico en algunos casos suele ser, ese compañero que te llama y te dice: “Te he enviado un email, como no me respondes te llamo para …” y claro, la vía oral suele ser mucho más efectiva.
Hasta aquí parte de todo “lo malo” que podemos asociar cuando usamos mal nuestras herramientas. Ahora bien, para dar un cambio y mejorar podemos usar otras herramientas.
En un equipo los tableros Kanban suelen ser un excelente medio de tracking y de gestión de trabajo. En un equipo distribuido o donde se manejen tiempos diferentes, la opción natural siempre ha sido el correo. Yo desde hace un tiempo he dejado de usar el correo (en los ámbitos en los que puedo) y utilizamos Yammer.
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La verdad es que el resultado es genial y me ha ayudado a tener un Outlook más tranquilo. He aquí algunas experiencias que vale la pena compartir:
- Lo primero que me llama la atención es que deja de existir ese sentimiento de “te he pasado el problema”. Al trabajar en un muro compartido, la sensación general es de que todo el mundo comparte la responsabilidad sobre lo que habla y comparte en el mismo. (Valores de Scrum +1)
- De la misma manera, no hace falta que “leas todo lo que está en el muro”. Cuando un equipo comienza a trabajar con un producto tipo Yammer o Beezy, el mismo equipo va madurando hasta llegar a un punto donde el muro contiene información muy importante para el proyecto.
- Si quieres trabajar con una Wiki, te recomiendo algún producto de este tipo o inclusive OneNote. Un muro de mensajes no reemplazará a una Wiki, sin embargo puede convertirse en un excelente recopilatorio de información del tipo: FAQ, Support Cases, etc.
Como un ejemplo concreto de la agilidad que brinda este tipo de herramientas, hoy he comentado en un grupo de Yammer la hora a la llegaba a Seattle dentro de 2 días y ya tengo compañero de taxi hasta el hotel. Excelente oportunidad para un poco de networking, y para … hablar mal de los emails !!!!
Saludos @ Home
El Bruno
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